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接下来叶奕凡讲了一个正巧刚发生的事情。
人事部门中,那批出差的员工,这段时间已经陆续返回了。就在前天,何秋敏噘着嘴过来找他诉苦。
“我出差期间的电车通勤费,当时走的时候说可以按每天定额500和元,直接报销,但我现在提的时候,财务非让我提供电车发票,我人都回来了,上哪里去弄发票。”
叶奕凡让她详细说明一下情况。
原来按公司流程,亚太地区员工办理出差手续时,统一由飞绿国那边,专门一个负责出差事务的部门来办理。
而当时,正赶上十一期间,华夏员工虽然可以正常在网上提申请,但没想到飞绿国十一期间竟然也休假,所以出差手续就耽误了。
出差手续分两种,一种是时间较长一些,一般两个月以上,叫长期出差。一种是时间短一些,一个月以内的,叫短期出差。
何秋敏出差计划是50天,按哪种办理都可以,她在系统上提的是长期手续,这种手续在申请时费时间长一些,但报销时有很多便利,比如通勤费,可以按和客户约定的每天花费直接报,不需要攒车票。
可是因飞绿国员工十一休假,这个长期的手续就没来的及,后来和飞绿国负责部门以及和国方协商后决定,手续本身改成短期的,但通勤费报销可以按长期出差来处理,每日定额500和元,不需要车票。
明明一切都谈好了,通勤的费用,和国已经按每天500,把50天的钱,打到了华夏的帐户,但她提报销的时候,财务部门却回复她,你这个是短期出差手续,所以报销通勤费必须有车票,否则不予报销。
而人已经出差回来了,车票是不可能提供了,所以何秋敏面临着这和元的个人损失。
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叶奕凡听到她说到这儿,问道:“你跟财务是怎么沟通的,邮件转给我一下。”
何秋敏马上把她和财务沟通的邮件转了过来,叶奕凡从头到尾浏览了一下,发现了一些关键性问题。
第一,看这个财务工作人员的邮箱,她是个外派员工。
第二,两人邮件往来了7,8回,何秋敏总是强调同飞绿国部门有事前的约定,而那个财务人员完全无视这些,来来回回只强调一句话,短期出差报销必须提供车票。
第三,这个财务人员在最后一封邮件里,提了一句话,“我问过他们,这种情况不能报销。”
于是对何秋敏说:“你再回一封邮件,问问所谓的‘他们’,是指谁,请提供一个邮箱地址,或者电话号码。”
何秋敏马上发信去问,没一会儿,那个工作人员回信了,提供了一个邮箱地址,一看不是个人的地址,而是财务主管部门的一个公共邮箱地址。
于是叶奕凡对何秋敏说:“那个财务的员工,明显是最底层的工作人员,她只管机械的按流程做处理,绝不会考虑任何特殊情况,你和她谈多少遍结果都不会变。
要想解决问题,我们只有一个机会,就是给这个财务主管的邮箱发信,说明事情的背景,这次失败了,要钱就难了。你回去好好写一下邮件,要分条理的,仔细把事情的前因后果说清楚,发之前我看一下。”
何秋敏听明白了,很郑重的点了点头。
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