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第170章（第1页）

（3）&ldo;档案袋&rdo;的名片整理把收受的名片放入档案盒中，并不表示已经完成名片的整理工作。当你为了&ldo;a事&rdo;而和各式各样的人会面时，即应该将收来的名片注上&ldo;a事&rdo;的标志。日后需要进一步与有关人士联络时，调阅&ldo;a事&rdo;的档案资料，便可很快地找出这一组名片资料。事实上，没有必要再将名片细分成工作类别。这样只会徒增繁琐。为了让工作简洁化，可以将与a事有关人士的名片复印在一张a4纸上，然后放入a事的档案袋中，以后只要取出a事的档案资料，即可一并查出有关人士的名片资料。

一般地，一张a4纸顶多只能容纳12张名片，如果能先复印在b4纸上，再缩小成a4纸的尺寸，那么一次就能容纳20多张名片；如果是由a4纸缩小为a4纸，一次容量更可高达24张。不过要提醒你的是，由于名片具有资料价值，所以正反两面都必须复印保存。

（4）六孔式活页手册整理法在1968年10月，有人针对具有60年历史的英国制六孔活页手册，出版了一本&ldo;超级手册工作术&rdo;，结果造成手册的一时流行，就连仿冒品也十分畅销。而现在，各式各样的手册附带品到处都有，透明名片夹即是其中的一种。手册为了易于携带，往往必须愈薄愈理想，将名片夹带于手册中外出，既造成手册的负担，也容易丢失。

有必要携带名片外出时，应该将名片复印在手册的空白面，一页可以印3张名片，两面即可印6张，绝不会增加手册的厚度。如果工作上需要做些访谈记录，那么事先将受访者的名片复印于空白页上，尔后的访谈内容记录于旁，即形成一份相当齐全的&ldo;人物资料&rdo;。平常和顾客电话的谈时，都会将必要事项记录在自制的委托书上，和对方见面时，即将对方的名片复印在委托书上，工作结束后再将委托书放回活页手册里，需要时可立即联络或以传真、快递方式准确地传达给对方。

（5）通讯录的法则每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型式来看，要整理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用20年以上时，眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上的姓名，所谓&ldo;张王满天下&rdo;，姓张姓王的人特别多，所以各个姓氏所占页数比例便会不同，因此考虑各姓氏使用频率的不同，必须重新制作一个理想分配通讯录，例如利用6孔活页手册，自行增减各个姓氏的页数。至于以英文字母为排列顺序的通讯手册，由于不太适合中国人的姓氏，还是及早放弃为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼，则先译成中文，依照注音顺序排列。经常与外国人往来的人，则可在注音后面加注abc字母索引。

（6）通讯录必要的资料要将对方名片登录于通讯录上时，你可能会遇到是登记公司名称还是登记个人姓名的烦恼。即使是商业上的往来，也有不少情况是始于初次会唔的良好私交，因此不论是公司地址或住宅电话都有记录的必要，但是在分类上会产生麻烦。

在通讯录上，有一些是一定要登录的基本资料，例如传真号码。目前，几乎每一家公司都有传真机，每一张名片都印有传真号码，可是市面上有的通讯录仍未列有传真号码一栏，值得特别留意。再者是电话号码。愈来愈多的名片开始印上专线、代表线、夜间专用线等多个电话号码，再加上总公司、分公司的不同营业单位，通讯录的登记作业就产生了两大问题：a究竟要选择个人还是公司名称？b资料的文字量过多，空格容纳不下。

为避免造成麻烦，有三大原则可供自己&ldo;强制&rdo;解决这些问题：a如果对方是职员，仍记载其全部资料，在索引上则登记公司名称；b如果有分公司等其它资料，则依顺序填入各栏内；（3）有必要登记住宅资料时，则登记在公司名称的下一栏。按照这三大原则，即可很清楚地完成通讯录和登记工作。

同时为了避免意外遗失，应该每半年或一年就进行一次总拷贝，也不要忘了将&ldo;备存日&rdo;一起记入手册中。

出国旅游是最容易遗失东西的时候，无论是失窃、行李遗失，或遗忘在旅馆里，找回的可能性都不大。因此出国绝对要携带通讯录，打电话、邮寄、传真时都能派上用场。出国之前，一定要将通讯录缩小复印，然后带着复印本出去。

（7）电子通讯手册通讯录是一种经常添加或删除的资料，对经常换工作的人来说，不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是，电子手册便应运而生。电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手，只是它的记忆容量有限，无法完全容纳日积月累的通讯资料，尤其当电子通讯手册准备使用20年以上时，它至少必须具备数b的记忆容量，这样就必须依赖电脑或文字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时，可将需要的资料利用印表机印出，然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料，可先于纸上作业，再定期输入电脑中更改；同样地，每隔一段时间后，就必须再打印一次全新的通讯录。

电子手册的输入工作非常麻烦，一次要输进100人的资料，这是需要很大功夫的。在记忆容量有限的情况下，应该注意两项要点：a先输入电话及传真号码，不必输入地址；b只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把使用频率少的电话一并输入，既容易造成容量过大，同时也浪费了输入时间。所以，要将电话号码输入电子手册前，最好先判断它的使用频率；或是在累积一段时间之后，将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时，要尽量使用代号，例如123‐4567的&ldo;‐&rdo;，代表电话号码，345=6799的&ldo;=&rdo;代表传真机号码，9876543的&ldo;&rdo;代表住宅电话。

（8）理想的电子手册基于对电子手册的长期使用经验，有关专家理想中的电子手册有两点要求：a是&ldo;超级电子手册&rdo;的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使用，经过综合类比与计算，中间再以六孔装订手册的方式串连起来；b纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能，而这正是电子资料的最大缺陷，因此超级电子手册应避开这一缺点，成为电子与纸张结合的综合媒体。

（9）电脑通讯录使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑，把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟或ic卡，都是较好的办法。

利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必浪费印表机的电脑印刷。

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