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工作进度管理表范例:
姓名分类各区动态
使用者现状
abcd
●政府的专题采访
□办公室女性使用电话概况■主妇的电话生活
未来
技术
未来电讯动态
海外动态
●光纤通信
●资料库data通信
△交换机■传真机多功能电话
■美国的参与问题
▲法国的迷你电话
■费率
▲合同
○资本
从前面的实例,大概可以得知:(1)从&ldo;使用者现状&rdo;和&ldo;海外动态&rdo;来看,资料显然不足;(2)&ldo;使用者现状&rdo;仅使用电话采访,应考虑面对面的沟通方式,另外最好加入&ldo;商界使用现状&rdo;资料;(3)&ldo;海外现状&rdo;只有一个例子绝对不够,一定要取得世界各国资料;(4)有关&ldo;未来电讯动态&rdo;部分,应考虑增加&ldo;行动电话&rdo;动向;(5)&ldo;未来技术&rdo;一项,应该收集总论式的文章;(6)从工作人员的资料来看,b的工作显然太轻松。要么让他分担别人的工作量,要么就分派新的工作;(7)c要完成的项目很多,可以把&ldo;传真机&rdo;的问题转给b解决,而在&ldo;未来电讯动态&rdo;项目上,应该把重点放在未来技术方面;(8)d应该转向收集综合性的资料,并担任其他人的后援。
经过这样反复检索后,工作数量和质量一定能大大地提高。当然,工作进度管理表不仅只应用在收集资料的工作上,而且也适用于其它行业。
收集资料的工作规则收集资料时,即使是个人的工作,也应该有一套工作规则。一旦开始收集,就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如cháo水般地四处涌现,尤其以小组形式进行工作时,到手的资料更是混淆不清。这时,工作规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。
统一格式是制定工作规则的主要内容,在分工越来越细的现代工作中,只有统一格式,才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地,统一格式可从下列四个方面着手:(1)统一内容规格根据经验,内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录,空口说明的效力是会逐渐消失的,白纸黑字才能存证。就像前面提到的原宿竹下路调查计划,一共动用14名兼职记者、10名工作人员,回收样本460份。如果没有事先规定内容,可以想象有多紊乱。因此用问卷代替采访笔记,用固定规格用纸代替一般回函来做资料管理。这个方法后来被日本电台采用,下面这个表格是他们采访新闻时的使用范例。
日本电台采访表:采访对象:采访者:1当你面对麦克风时,你眼中的采访者看起来感觉如何,请说明。
2当你面对麦克风时,觉得自己和平时有何不同,请具体说明。
3请说明个人第一次上广播节目的经验。
4请说明个人和广播接触的经过。
5请说明个人收听广播后的最大收获是什么。
_________________________________________________________
(2)统一用纸规格任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场,处理资料的机会再多、再进步,没有纸面资料协助,还是很难进行处理。在80年代办公自动化热cháo刚起的时候,很多人都宣告纸类将从此在办公室消失,自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠儿。事实上,文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但这些机器吞吐的纸量,却如洪水一般淹没办公室。
信息媒体之所以取代不了纸,是因为目前找不到任何替代品能像纸一样,不拘形式、任意涂抹、方便检索、容易携带、价格便宜、着色便利,而且能迅速复制加工。纸的概念将永远存在,无法泯灭。但是纸资料不断增加,无限量地堆积也不是办法,它非常容易造成混乱和浪费,所以在开始收集资料时,就要找出最容易整理的书面资料规格,把纸张用量压到最低。一般使用的纸张规格不是a,就是b,学校的考卷是b4,b4的12是b5,是一般笔记本的大小。办公室中使用的纸类尺寸大多为a4,也有人用是a4两倍的a3纸,不过一般商用文字处理机和印表机的标准用纸还是a4最让人困扰的是政府机关送达的文件总比a4稍大,看起来像b型纸,但比较起来又比b4小;在邮递时必须折两折,以b5纸处理,在保存b型纸时也常要反折。根据经验,a4纸已经足以应付书写资料用,如果读者够细心的话,应该会发现报纸的14和a4纸几乎大小一样。
要混合处理a、b两型纸规格是很麻烦的,就算放在同一尺寸的档案夹或书柜里,也会参差不齐,所以保存性的书面资料还是统一用a型纸比较容易处理。总之,开始工作前,一定要先决定用纸尺寸的统一,最理想的规格当然是a4,不过,还是要根依工作需要而定。无论如何,统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则,不能反客为主。
(3)统一机器制造资料的规格不管资料的形式有多少种,在进行收集时总要选用一种媒体来记录。&ldo;听人讲话&rdo;也是一种方法,但是&ldo;脑&rdo;这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑,所以人们才发明文字笔记的方式;而最近几年打破传统文字媒体形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记录器陆续上场,但这些正在发展中的媒体还无法转换互用,在规格上更不统一,所以在开始收集资料时,也要选择电子媒体的规格。此外,因为各媒体优劣各异、各有长处,所以一旦决定了某一种电子媒体,就要有一用到底的决心,不要在中途任意转换。譬如说现在有人用vhs尺寸的带子作取材工具,也有人用8录像带记录资料,如果两者混用,在整体上会出现大的混乱。
同样地,如果资料收集是由工作小组共同完成,那么大家使用不同的电脑规格处理信息、存入碟片,以致最后转存资料库时,一定会发生极大困难。
所以,收集前的规格统一整理,恐怕要多花一些时间考虑和设计。
(4)收集到的资料最好是原始文件资料和任何传闻、谣言一样,只要经过人手,一定多少会变质,产生&ldo;以讹传讹&rdo;的效果。即使是处理同一件事情的不同报道,文章中理应相同的关键处也会出现差异,这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。因此,在收集、引用文献和参考资料时,一定要调出原始文件,千万不要引用&ldo;别人的引用文&rdo;。虽然这样会很麻烦,但却是收集和使用资料的重要原则。误用二手资料的后果都相当的严重。因此,在收集资料时,一定要找到最原始的来源,即使找不到原件,也要了解情况,确认事实。
&ldo;资料收集的基础&rdo;摘要:(1)收集资料时,要遵守&ldo;动员最少人力、花费最短时间、耗用最低经费&rdo;的三原则;(2)制定收集资料的目标时,应先经过讨论和沟通,再列出与主题有关的项目;(3)一定要随时提醒自己设定最终产品的规格和形式;(4)多人进行多项工作时,可利用&ldo;工作进度管理表&rdo;控制质量和进度,并随时检索、修定流程和目标;(5)随时注意统一资料内容、规格及信息机器的格式;(6)绝对要坚持收集&ldo;原始文件&rdo;的原则。
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